通勤途中、駅で、「時差出勤」「在宅ワーク」をお願いする放送が流れているのを聞きました。
「そんなの、会社が認めないと、進まないよね～」とひとりごちていると、電通の在宅リモートワークのニュースが飛び込んできました。
新型コロナウィルスの影響で、大手広告会社の電通が、本社ビルに勤務する約5,000人にが、在宅リモートワーク（在宅勤務）となるようです。
「そうか、会社が制度として取り組む間もなく、否応なしに在宅ワークを命じられることがあるのか」と、遅まきながら気が付きました。
【追記】
政府が、来週からの、全国の小中高等学校の一斉休校を要請しましたね。
特に小学校低学年のお子さんをお持ちのワーキングマザーの方は、子どものことも、仕事のことも、とても気になることと思います。わが家も昨夜、夫婦で、在宅ワークの注意点や、どのように分担するかを、話し合いました。この記事が、少しでもお役に立てますように。
在宅ワークには、会社の制度や、パソコン等のIT機器の整備など、様々な課題があります。
しかし、いざ、会社で「新型コロナ感染者が出た」となると、制度やパソコンの問題は置いておいて、とりあえず、自宅待機、とりあえず在宅ワーク、となることも、今後、起こりえます。
ほかにも、取引先や出入り業者で罹患者が出る、家族で罹患者が出る、自分や家族が濃厚接触者になり行動制限がかかる、など、様々なパターンが考えられます。
そこで、急な「在宅ワーク（リモートワーク）命令」（もしくは自宅待機措置）に備え、事前に準備しておくべきことを、自分の備忘録もかねて、まとめました。
ようやく在宅ワークが始まりかけている（わが社のような）会社、もしくは、在宅ワークなんてまだ制度もないよ、というような会社に、お勤めの方向けの内容です。
在宅ワーク、リモートワークが、社内全体に広く導入されている会社の方は、すみません、「まだこんな会社もあるのか～」程度に、お読みください。
在宅ワークでできない仕事は、先にやっておく
在宅ワークを導入していなかった会社や、急に在宅ワークが始まった会社は、IT機器やネットワークの整備ができていない可能性があります。
すると、会社から支給されるパソコンを使うにしても、自分のパソコンを使うにしても、会社でしか使えないシステム、ネットワークというものが残ります。
そこで、在宅では出来なさそうな、社内ネットワークの利用が必須になっている業務は、できるだけ前倒しにやっておくことをお勧めします。
たとえば、わが社の場合は、在宅ワークの際は、社内で使用しているパソコンとは別に、在宅ワーク専用のパソコンが支給されます。
このパソコンは、社内ネットワークのごく一部しか、利用できません。いわゆる、社内で使われているシステム（例えば、財務や会計のシステムなど）は、使えません。多分、不正防止や不正アクセス対策です。
また、在宅ワーク用パソコンの数も、社員全員分は用意されていません。最近、在宅ワークの制度ができ、まだ始まったばかりで、準備が追い付いていないのです。
仮に、電通のような状況になったら、全員の在宅用パソコンは無いため、パソコンは自宅のものを使い、社内ネットワークを使わない仕事をしてください、となる可能性があります。
そのような場合に備え、社内ネットワークを使わないとできないと思われる仕事は、事前に、少なくとも、日々貯めないように、やっておくべきです。
急に、今日、今から在宅ワークにしなさい、と言われると、どうしようもないのですが、備えられるなら、備えておくとよいと思います。
連絡先をまとめておく
先の社内ネットワークの話につながりますが、社内のイントラ内に、仕事相手の連絡先を保管していたり、社内メールで連絡を取っている場合、在宅ワークになると、仕事相手の連絡先が分からない、ということがあります。
そこで、事前に、社内の連絡先（メールアドレスや電話）を控えておく、社外の相手先について、名刺や、連絡先データをエクセルなどにまとめ、持ち出せるように整理しておく、などが必要となります。
この、連絡先メールアドレス問題は、在宅ワークをした際、本当に困りました。
イメージは、スマホを無くしたり、スマホが壊れてデータを失ったりした時と似ています。スマホの保存データに頼った生活をしていると、いざデータを使えなくなると、とたんに、大事な人の連絡先が分からない、となりますよね。最重要の連絡先は、パソコンや紙で、別管理しておくべきだった！と後悔が襲います。
同じようなことが、在宅ワークの際にも、発生する可能性があります。ですので、スマホを無くした場合と、同じような備えがあると、便利です。
使う資料やデータをまとめておく
通常、仕事で作成しているデータは、社内ネットワーク内や、社内のパソコン内に保存していると思います。また、現在は、データの持ち出し禁止の会社も多いと思います。
在宅ワークの場合、社内の個人パソコンのドライブ内のデータは、パソコンが変わると使えません。社内ネットワーク内のデータも、ネットワークに入る整備できていない自宅用パソコンや貸与パソコンでは、見ることさえできません。
個人情報の問題もあるので、汎用できるかは怪しいところですが、社内規定に違反しないレベルの、作業で使うデータは、いざというときに、コピーしたり、外部記録媒体で持ち出したり、メールで送ったりできるよう、フォルダなどにまとめておくと、便利です。
また、企画や営業資料など、今作りかけている資料についても、同様に、準備しておくと、役に立ちます。
紙で印刷していて、日々使うような資料も、可能なら、持ち出せるように整理しておくと、役に立つかもしれません。
わが社の場合、在宅ワーク用のパソコンは、社内ネットワークの一部しか使えないため、日ごろ使っている、データの保存場所を見に行くことができませんでした。
したがって、在宅ワーク用パソコンでも開放されている保存場所に、わざわざ移す必要がありました。この作業、逐一、データを探す手間がかかり、時間もかかって面倒でした。この経験から、現在は、急な在宅ワーク（子どもの病気など）になっても対応できるよう、事前に、移すデータをまとめておくようになりました。
デスクの整理をしておく
これは、会社は通常営業だが、自分だけが在宅ワークになった場合に、必要となります。必要な書類、データなどを、出社している同僚に、託して、仕事を引き継いでもらう際、口頭でうまく説明し、書類を探してもらう必要があります。
この際、デスクが散らかっていると、まず、恥ずかしい思いをします。また、同僚も、必要なデータや書類が探し出せないと、イライラします。
過去の経験ですが、事故や病気（インフルエンザなどの長引くもの）、切迫早産などで、急に出社できなくなった同僚の仕事を、引き継いだ経験があります。人のデスクから、電話のリモートコントロールだけで、必要な作業を行うのは、かなり大変です。
その経験から、明日来れなくてもいいように、できるだけデスクを整理しておくことを、心がけるようになりました。
（そうはいっても、残業なしのフルタイムワークですから、バッタバタに職場を出ることも多いです。「明日、無事出社できますように」と祈りながら、駅まで走ります。）
こちらも、すこし、心がけておくと、いざというとき役に立つと思います。
最後に
新型コロナ関連は、様々な情報が飛び交っていますが、今後、どうなっていくのか、私には分かりません。しかし、少なくとも、電通がそうであったように、社内で罹患者が出れば、仕事にも影響があることは、必須です。
また、北海道では、小中学校の臨時休校も始まるようです。共働きの場合、子どもが、幼稚園や保育園、学校が臨時休業になると、途端に、夫婦どちらかは、仕事に行けなくなります。
【追記】
政府が、小中高等学校の一斉休校を要請しました。保育園は対象外だそうですが、園で感染者が出たら、休園もあるようです。
会社の制度や、システムが異なるため、在宅ワークは、会社によって千差万別のやり方があると思います。
本記事で、こんな例もあるのか、こんな問題が出るのか、など、システムの整わない中での在宅ワークを、少しだけイメージをしていただけると、幸いです。
いざというときのことを、ほんの少し、意識しておくことが、有事の際のマイナスの影響を、減らすことにつながるのだと思います。
そして、そのいざというときは、ワーキングマザーの場合特に、自分が思うより、身近にあるのかもしれません。
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